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山西农业大学短期因公出国(自组、非双跨团)办理流程
2018-06-29 16:10  

山西农业大学

短期因公出国(自组、非双跨团)

办理流程

山西农业大学短期因公出国(自组、非双跨团)是指由山西农业大学本单位人员组团参加或执行国际会议、国际培训、国际项目合作、国际科研合作、部分国际留学访问(不包括国家留学基金委项目、地方合作项目、山西省省筹资助项目)。

 

一、因公出国(境)流程图

http://www.sxfoa.gov.cn/eWebEditor/UploadFile/2009112105727528.jpg

 

因公出国(境)简明流程: 

网上申报审批手续→审批通过,打印出国任务批件或任务确认件→采集生物信息→收集信息、填写制作护照相关材料(上交审批及护照制作纸质材料)→护照制作→准备送签材料→收取费用→机要送签→办理签证→领取护照及签证

 

二、网上填报系统说明

省外办已启用山西省因公出国(境)网上申报管理系统,所有因公出访材料必须通过网上申报,不再受理纸质材料申报。

请将各流程的材料Word版发送至外事处预审后,再打印签字及盖章。

签字盖章后的材料扫描电子版(一般为PDF版)再发送至外事处,由外事专办员提交系统,提交材料的顺序如下:

1. 变更计划材料(特殊情况附件)

2. 任务批件/确认件申报材料(附件0-12及特殊情况说明)

3. 办证照所需材料(获得任务批件后)(附件13-18

4. 签证材料(附件20/21

上述步骤所需材料中,所有加盖学校党委公章之处,应事先履行《中共山西农业大学委员会印章使用审批表》程序,附件0:中共山西农业大学委员会印章使用审批表-XXX; 所有加盖学校公章之处,应事先履行《山西农业大学用印审批表》程序,附件1:山西农业大学用印审批表-XXX

上述材料提交系统后,请尽快将所有材料的纸质版报送至山西省人民政府外事侨务办公室服务大厅(山西国际大厦三层),地址:太原市迎泽大街388,咨询电话:0351-40477054041115

5. 归国信息(归国后)(附件26-27及特殊情况说明)

因公护照需在归国入境7天之内归还省外办3层;向省外办提交纸质版出访报告。

填报、审核完毕,本次因公出国任务结束。

 

三、办理流程及需要提交的申请材料

1. 申报审批计划(校外事处、省外办出国管理处负责)

通常,每年的11月份报送下一年度因公出国计划,请留意外事处网站和各院系通知。

2. 变更计划(校外事处、省外办出国管理处负责)

(1)  原计划表(外事处提供,副厅级以上):

附件2201X年因公出国团组出访计划任务汇总表

正(副)厅级领导201X年因公出国出访计划任务表

(2)  计划变更请示:

特殊附件1:变更计划请示:山西农业大学关于变更2017XXX教授因公出国计划的请示-XXX

3. 任务批件/确认件申报手续(省外办出国管理处负责)

(1)名单表:附件3:出访人员名单-XXX

(2)日程:附件4:出访日程-XXX

(3)本省团组团报告:附件5:山西农业大学学校公文-XXX

(4)费用明细:附件6:经费明细(学校红头信纸打印)-XXX

出访天数少于10天,经费制定标准详见☆文件1:《因公临时出国经费管理办法》财行〔2013516号,不同国家和地区按照不同标准执行;

出访天数多于10天,经费制定标准详见☆文件2:《山西省省筹资金公派留学人员经费资助标准表》。

(5)党政干部因公出国()经费审核意见表:

附件7:因公临时出国(境)经费审核表 -XXX(学校外事处领取,手写,一式三份)

附件8:因公临时出国(境)经费审核表出访人员名单(出访人超过3人,需要填写)-XXX

(6)山西省因公临时出国(境)任务申请表(正反面打印):

附件9:山西省因公出国(境)任务申请表(正反打印)-XXX

(7)出访公示结果:

附件10:公示结果(学校红头纸打印)+公示截图(第一天和最后一天,截图含时间,盖学校公章)-XXX

(8)邀请函外文及中文翻译件:

附件11:邀请函原件+邀请函中文翻译件-XXX

(9)报省政府的请示(报省政府审批团,副厅级以上)

(10)     经省领导批示的请假报告(副厅级以上

(11)     团组成员信息:附件12:团组成员信息-XXX

(12)     其他材料:特殊情况附件模板

特殊团组包括:超天数(标准:访1国不超过5天,出访2国不超过 8天,出访3国以上不超过10天)、超人数、超年龄、夫妻同时出访、领导班子成员同时同团出访等。

 

4. 采集生物信息(省外办出国管理处负责)

省外办:由组团单位组织出访人员(本人),出访者持本人身份证原件,进行生物信息采集(照相、指纹提取)。

注意:省外办只负责为需制作新护照的因公出国人员采集生物信息及拍照工作,因公赴港澳和已拥有有效护照出访人员的照片由各出访人员自行准备。

5. 申办证照所需材料(省外办出国管理处负责)

(1)  任务批件/确认件复印件:

附件13:出国、赴港澳任务批件(省外办提供)-XXX

(2)  因公临时出国人员备案表原件:

附件14:因公临时出国人员备案表-XXX

附件14:因公临时出国人员备案表-因公出国、港澳台填写样表

(3)  安全培训证原件:附件15:山西省出国(境)人员宣教培训证明 样式

(4)  外事培训证:附件16:山西省出国人员外事教育培训证 样式

(5)  承诺书:附件17:山西省因公出国(境)人员外事纪律承诺书

(6)  因公护照(通行证)退还保证书:附件18:因公护照(通行证)退还保证书-XXX

(7)  白底小二寸照片一张

(8)  身份证复印件(只要正面)

6. 签证材料(组团单位提供,省外办签证处负责)

(1)  签证须知表(必须完整填写,不能有空项):

附件20XX国签证须知表-XXX

附件21:申根国签证须知表-XXX

(2)  外文邀请函:

内容包括:姓名、性别、出生年月日、单位名称、人员职务、护照号码、出访目的、停留天数、所有费用包括医疗保险由谁支付等。

(3)  签证照片

(4)  出国人员单位抬头纸每个单位5

(5)  各国不同的补充材料

日程表;机票订单;宾馆订单;保险单;在职证明、费用证明。有的还需有婚姻状况证明,房产证明,收入证明和有关公证材料。

(6)  出境时间

(7)  护照号码

7. 代收签证服务费,收取相关服务费(省外办)

8. 走机要送签(省外办出国管理处送至驻京签证处)

一般星期二、四上午取机要文件进行整理,星期一、三、五去外交部或使领馆送件。特殊情况例外。

9. 办理签证省外办驻京签证处负责

因各国驻华使领事馆的受理时间不同,办理签证所需的天数也不等,所以根据出国团组的出访国家来决定办理签证所需的时间和天数。省外办驻京签证处代收外交部、大使馆签证费,缴费方式见特殊附件4。材料交至北京后,请及时与驻京签证处工作人员联系。

办理签证联系人:贾文辉、张雪瑞

咨询查询电话:010-64075209

传真:010-64075212

办公时间:周一至周五(法定节假日除外)

 冬季  上午:800-1200   下午:1400-1800

  夏季  上午:800-1200   下午:1430-1800

办公地点:北京西城区地安门西大街18号,邮编:100009

10.    领取护照及签证(省外办驻北京签证处负责)

签证办好后,按要求到北京领取护照签证。

附件22:领取签证介绍信 样式

 

四、归国信息申报

 务必在归国入境7天之内(自然天数,而非7个工作日),去省外办3楼,送还因公出国护照。

1.  归还护照

务必在归国入境7天之内(自然天数,而非7个工作日),送还因公护照于省外办3层服务大厅。

2.  出访报告

附件23XXX出访报告

归国后尽快向省外办提交团组出访报告纸质版。

内容:需特别包括出访人在国外期间为山西和出访人所在单位做出了哪些宣传、奉献和积极推动工作。

格式:标题为宋体(中文正文),3号字体;日期及正文为宋体(中文正文),4号字体。

3.  归国信息

附件24:归国信息-XXX(并附护照扫描信息:护照信息页和签证页、出入境章页)

严格按照护照签证上出入境盖章,将归国信息填写完整,并附护照扫描信息:护照信息页和签证页、出入境章页。

4.  特殊情况说明

如遇特殊情况,如延期归还护照、飞机改签等,请说明。

注意:如未按时上报系统,则影响今后该出访团组人员因公出国计划的申报和执行。

 

五、重要网站参考信息

1.      山西农业大学外事处:http://foreign.sxau.edu.cn/

2.      山西外事侨务网:http://www.sxfoa.gov.cn/

3.      签证须知表下载:http://www.sxfoa.gov.cn/wsfw/xzzq/

4.      山西省人民政府外事(侨务)办公室外事服务大厅:

http://www.sxfoa.gov.cn/fwdt/

5.      山西省人民政府外事侨务办公室出国管理处办事指南:

http://www.sxfoa.gov.cn/zfsxgk/zfsxgkml/zwgk/cgpp/282558.shtml

6.      因公出国(境)业务服务指南:

http://www.sxfoa.gov.cn/zfsxgk/zfsxgkml/zwgk/yghzqz/282556.shtml

7.      山西省人民政府外事侨务办公室签证处办事指南:

http://www.sxfoa.gov.cn/zfsxgk/zfsxgkml/zwgk/yghzqz/282557.shtml

8.      参加省外跨地区、跨部门出国(境)赴港澳团组申办手续指南:

http://www.sxfoa.gov.cn/zfsxgk/zfsxgkml/zwgk/cgpp/257306.shtml

9.      本省因公出国(境)赴港澳团组申办手续指南:

http://www.sxfoa.gov.cn/zfsxgk/zfsxgkml/zwgk/cgpp/257307.shtml

 

附件:点击下载

 

山西农业大学外事处(短期因公出国)

联系电话:0354-6288490

传真:0354-6288303

邮箱:sxaufao@163.com

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