山西农业大学短期因公出国（自组、非双跨团）是指由山西农业大学本单位人员组团参加或执行国际会议、国际培训、国际项目合作、国际科研合作、部分国际留学访问（不包括国家留学基金委项目、地方合作项目、山西省省筹资助项目）。

 

一、  因公出国（境）简明流程

申报出访计划（确定出访人员，提前一年上报计划）

→准备邀请函等材料

→执行/变更计划（特殊情况附件）

→★网上申报任务批件

（注意：普通教师的学术交流团组直接准备申报任务批件的材料）

（附件0-10，有特殊情况的团组附情况说明）

→审批通过，打印出国任务批件或任务确认件

→★采集生物信息（必带身份证）、办理护照相关材料（附件P1-P7）（上交审批及护照制作纸质材料、签证须知表(附件V1-V2)等签证材料）、收取费用

→护照制作

→准备送签材料、机要送签

→★办理签证

→★领取护照及签证(附件V3)

→出国访问

→★归国申报(附件R1-R2)

 

二、  办理流程及需要提交的申请材料

省外办已启用山西省因公出国（境）网上申报管理系统，签字盖章后的材料扫描电子版（一般为PDF版）再发送至外事处，由外事专办员提交系统。

注意：请将各流程的材料Word版发送至外事处预审后，再打印签字及盖章。

 

出访所需材料中，所有加盖学校党委公章之处，应履行《中共山西农业大学委员会印章使用审批表》程序，附件0：中共山西农业大学委员会印章使用审批表-XXX; 所有加盖学校公章之处，应履行《山西农业大学用印审批表》程序，附件1：山西农业大学用印审批表-XXX。

 

1. 申报出国计划（校外事处、省外办出国管理处负责）

通常，每年的6月份或者年底报送下一年度因公出国计划，请留意外事处网站和各院系通知。

 

2. 变更计划（校外事处、省外办出国管理处负责）

（1）  原计划表（外事处提供，副厅级以上需提供）：

附件2：201X年因公出国团组出访计划任务汇总表

正（副）厅级领导201X年因公出国出访计划任务表

（2）  计划变更请示：

特殊附件1：变更计划请示：山西农业大学关于变更2019年XXX同志因公出国计划的请示-XXX

 

3. 任务批件/确认件申报手续（省外办出国管理处负责）

（1）官网公示：

附件3：学校外事处官网公示-XXX

（出访日程填写要求、费用明细计算方法可参考附件4：组团报告。）

（2）本省团组团报告/学校公文：

附件4：组（参）团报告-学校公文-XXX

费用明细：

出访天数少于10天，经费制定标准详见☆文件1：《因公临时出国经费管理办法》财行〔2013〕516号，不同国家和地区按照不同标准执行；

出访天数多于10天，经费制定标准详见☆文件2：《山西省省筹资金公派留学人员经费资助标准表》。

（3）因公出国(境)经费审核意见表：外事处提供带二维码的表格。

附件5：★外事处提供★因公临时出国（境）经费审核表-XXX

（4）山西省因公临时出国（境）任务申请表（正反面打印）：

附件6：山西省因公出国（境）任务申请表（正反打印）-XXX

（5）出访人员名单：

附件7：出访人员名单-XXX

（6）邀请函外文及中文翻译件：

附件8：邀请函原件+邀请函中文翻译件-XXX

（7）出访公示结果：

附件9：公示结果（学校红头纸打印）+公示截图（第一天和最后一天，截图含时间，盖学校公章）-XXX

（8）团组成员信息：

附件10：团组成员信息-XXX

（9）报省政府的专项请示（报省政府审批团，副厅级以上）

（10）     经省领导批示的请假报告（副厅级以上）

（11）     其他材料：特殊情况附件模板

特殊团组包括：超天数（标准：出访1国不超过5天，出访2国不超过 8天，出访3国以上不超过10天）、超人数（标准：不超过6人）、超年龄（返聘人员）、夫妻同时出访、领导班子成员同时同团出访等。

 

4. 采集生物信息（省外办出国管理处负责）

山西省外办，山西省人民政府外事办公室服务大厅（山西国际大厦三层），地址：太原市迎泽大街388号，咨询电话：0351-4047705、4041115。

山西省外办：出访者本人持本人身份证原件，进行生物信息采集（照相、指纹提取）。

注意：省外办只负责为需制作新护照的因公出国人员采集生物信息及拍照工作，因公赴港澳和已拥有有效护照出访人员的照片由各出访人员自行准备。

 

5. 申办证照所需材料（省外办出国管理处负责）

（1）  任务批件/确认件复印件：

附件P1：出国、赴港澳任务批件（省外办提供）-XXX

（2）  因公临时出国人员备案表原件：

附件P2：因公临时出国人员备案表-XXX

（参考样表：附件P2填写样表：因公临时出国人员备案表-因公出国、港澳台）

（3）  安全培训证（宣教证）原件：附件P3：山西省出国（境）人员宣教培训证明 样式

（4）  承诺书(目标责任书)：附件P4：山西省因公出国（境）人员外事纪律承诺书

（5）  外事培训证：附件P5：山西省出国人员外事教育培训证 样式

（6）  因公护照（通行证）退还保证书：附件P6：因公护照（通行证）退还保证书-XXX

（7）  白底小二寸照片（因公赴港澳和已拥有有效护照出访人员的照片自行准备）

（8）  身份证复印件

 

6. 签证材料（组团单位提供，省外办签证处负责）

（1）  签证须知表（必须完整填写，不能有空项）：

附件V1：XX国签证须知表-XXX

附件V2：申根国签证须知表-XXX

签证须知表下载地址：下载专区--山西外事网-山西省人民政府外事办公室

http://wsb.shanxi.gov.cn/wsfw/xzzq/

（2）  外文邀请函：

内容包括：姓名、性别、出生年月日、单位名称、人员职务、护照号码、出访目的、停留天数、所有费用包括医疗保险由谁支付等。

（3）  签证照片

（4）  各国不同的补充材料（可参考各国大使馆官网要求，及早准备）

日程表；机票订单；宾馆订单；保险单；在职证明、费用证明；单位法人证书。有的还需有婚姻状况证明，房产证明，收入证明和有关公证材料。

（5）  出境时间

（6）  护照信息

 

7. 代收签证服务费，收取相关服务费（省外办）

建议带部分现金，还有一部分可以刷卡。

 

8. 走机要送签（省外办出国管理处送至驻京签证处）

一般星期二、四上午取机要文件进行整理，星期一、三、五去外交部或使领馆送件。特殊情况例外。

 

9. 办理签证（省外办驻京签证处负责）

因各国驻华使领事馆的受理时间不同，办理签证所需的天数也不等，所以根据出国团组的出访国家来决定办理签证所需的时间和天数。省外办驻京签证处代收外交部、大使馆签证费，缴费方式如下：

建行转账，转账后将转账凭条及相关团组信息（包括团长姓名、所去国家、天数），特别是转账人联系方式传真至010-64075212，不接受网银转账。

建行账号：6217 0000 1013 9631 736陈茜（xi）

注：建议同行转账，请仔细核对收款人姓名和账号。

 

材料交至北京后，请及时与驻京签证处工作人员联系。

办理签证联系人：贾文辉、张雪瑞

咨询查询电话：010-64075209

传真：010-64075212

办公时间：周一至周五（法定节假日除外）

　冬季  上午：8：00-12：00   下午：14：00-18：00

　夏季  上午：8：00-12：00   下午：14：30-18：00

办公地点：北京西城区地安门西大街18号，邮编：100009

部分国家，如美国，需要面签并到山西外办驻京办领取材料，请携带单位介绍信（附件V3：领取签证介绍信样式），提前在一两个工作日领取，最好提前和驻京办联系。

10.    领取护照及签证（省外办驻北京签证处负责）

签证办好后，按要求到北京领取护照签证。

附件V3：领取签证介绍信 样式

 

三、归国信息申报

1.  归还护照

★★★务必在归国入境7天之内（自然天数，而非7个工作日），送还因公护照到省外办3层。

★★★归还护照前，注意留存（扫描或复印）护照首页、签证页、出入境章页，报销用。

2.  出访报告

附件R1：XXX出访报告

归国入境30天内尽快向省外办提交团组出访报告纸质版。

内容：需特别包括出访人在国外期间为山西和出访人所在单位做出了哪些宣传、奉献和积极推动工作；需团长签字，学校或外事处盖章。

格式：封面标题为黑体（中文正文），1号字体；报告内容为仿宋（中文正文），3号字体。

3.  归国信息

附件R2：归国信息-XXX（并附护照扫描信息：护照信息页和签证页、出入境章页）

严格按照护照签证上出入境盖章，将归国信息填写完整，并附护照扫描信息：护照信息页和签证页、出入境章页。

4.  特殊情况说明

如遇特殊情况，如延期归还护照、飞机改签等，请说明并告知外事处和省外办。

注意：如未按时上报系统，则影响今后该出访团组人员因公出国计划的申报和执行。

 

四、重要网站参考信息

1.  山西农业大学外事处：http://foreign.sxau.edu.cn/

2.  山西外事网- - 山西省人民政府外事办公室：http://wsb.shanxi.gov.cn/

3.  签证须知表下载：http://wsb.shanxi.gov.cn/wsfw/xzzq/

4.  山西省人民政府外事办公室网上服务：  http://wsb.shanxi.gov.cn/wsfw/

 

 

山西农业大学外事处（短期因公出国）

联系电话：0354-6288490

传真：0354-6288303

邮箱：sxaufao@163.com