一、省筹公派留学项目选派工作流程图：

申报准备→报名并提交申报材料→专家评审→公布录取结果→语言培训、对外联系取得邀请函（申请时外语未达到合格条件和未提供邀请函的留学人员需办理此项）→办理派出手续→国外报到→国外管理→按期回国→提交总结及相关成果材料

二、办理流程图

三、办理流程及相关材料

(一) 申报准备

1.查看选派办法，确定是否符合申请条件；

2.自行或通过所在单位对外联系，取得外方正式入学通知书或邀请信（此项为申请项目必需材料，请提前联系国外单位或导师获得），并按省筹项目申请材料清单及说明要求准备其他申请材料。

（二）报名并提交申报材料

1. 申请人需履行审批流程（附件1），申请人所在单位要着重对申请人的政治思想、品行学风、申报资格及材料的真实性等严格把关，出具针对性推荐意见，并加盖公章。其中，教职工类须组织人事部对申请人是否符合学校相关要求和政策进行审核，相关负责人签字、盖章，如是行政管理人员，还须申请人所在单位的分管副校长审批。学生类须研究生院（教务部）对申请人是否符合学校相关要求和政策进行审核，相关负责人签字、盖章；如是处级领导干部，在履行本申请表的基础上，还须填写《山西农业大学处级干部出国出境审批表》（附件2），请相关领导审批后方可申请。

2.按照项目要求准备申请材料，并按时将申请材料提交至规划合作部（外事处）审核，逾期不予受理。

3.材料初审通过并经相关校领导审批后，报送至省留管办，组织专家评审。

（三）录取结果

以省留管办通知为准。

（四）集中培训

按照省留服中心时间安排，进行集中培训。

（五）语言培训、对外联系取得邀请函

高级研究学者需提交拟访学单位和所在单位提供的关于申请人具备适应国外学习、生活所需要的基本语言能力的证明材料方可派出；访问学者须通过参加确定的相关语种培训或自行报考WSK/TOEFL/IELTS等考试，达到外语条件后方可派出（外语条件是否达标，以当年省留管办出具的录取文件为准）。

申报阶段未提供邀请信的录取人员需对外联系取得正式邀请信。

（六）办理派出手续

1、办理护照（普通护照）

2、办理出国任务批件（附件0）

3、办理签证（注意：出国任务批件有效期为3个月，若拟出访国签证办理时间较长，建议留学人员先申办签证，再办理任务批件）。

4、办理用汇申请

（1）出境团组（人员）用汇申请表（附件3，到留服中心领表并回校办理签字、盖章手续（一式两联））

（2）省筹出国用汇申请（附件4）

5、签订协议（需要公证）、订机票等

（1）《出国留学协议书》（附件5）A4纸正反打印，手写乙方和乙方国内联系人部分并在最后一页乙方处签字，丙方部分在公证时根据公证处要求填写（一式五份）。

（2）准备好因公临时出国备案表、任务批件、护照、签证、宣教证、行前培训证、邀请函、录取通知书、资格证书、承诺书（附件6）、出国留学协议书、外语培训证明等材料，到省留学服务中心办理留学经费手续。

（3）填写省筹留学订票信息表（附件7），联系省留学服务中心办理订票手续。

6、到规划合作部（外事处）进行行前教育谈话，现场签署保密协议。

7、办理《山西农业大学教职工因公出国（境）申请表》（附件8，一式三份，抄送纪委、组织人事部各一份）。此表作为行前巡回单，普通教职工需以本表向所在学院履行请假手续，在行前手续全部完善的情况下方可办理；处级干部除本表外，还需根据学校相关规定履行处级干部出国出境和因公外出请假手续（附件2）。

8、将以下材料交至规划合作部（外事处）存档。

存档材料包括：《山西农业大学教职工因公出国境申请表》、因公临时出国人员备案表及出国留学协议书（已公证）等原件，护照首页、签证页、邀请函、出国任务批件、资格证书、录取通知书、资助证明及机票行程等复印件。

四、变更留学国别和延期派出的申请

如无特殊情况，省留管办一般不受理变更留学国别和延期派出的申请。特殊情况下，确需申请变更留学国别和延期派出的，须在有效期截止前3个月由个人提出申请，延期时间最长不超过6个月，最多可延期一次。申请放弃留学资格的，须在留学资格有效期内提出申请。留学人员所在单位及规划合作部（外事处）审核材料后报省留管办审批，批准后方可执行。

具体事项参照文件1《山西省省筹资金资助出国留学人员选派办法》（晋留管委〔2019〕2号）和文件2《山西省教育厅关于省筹资金资助出国留学人员办理变更、延期、放弃等有关事宜的通知》（晋留管办发〔2022〕9号）文件执行。

注：本项目办理流程根据省留管办要求随时调整，规划合作部（外事处）负责解释。           

                                                                          规划合作部（外事处）

2023年2月28日