一、省筹公派留学项目选派工作流程图：

申报准备→报名并提交申报材料→专家评审→公布录取结果→语言培训、对外联系取得邀请函（申请时外语未达到合格条件和未提供邀请函的留学人员需办理此项）→办理派出手续→国外报到→国外管理→按期回国→提交总结及相关成果材料

二、办理流程图

三、详细流程及相关材料

(一) 项目申报

1. 申报准备

（1）查看当年选派办法，确定是否符合申请条件；

（2）符合申请条件者，按项目要求准备申请材料。

2. 提交申报材料

（1）申请人需事先履行审批流程（附件S1），申请人所在单位着重对申请人的综合素质、发展潜力、出国留学必要性、研修计划可行性、品德修养、身心健康情况以及材料的真实性等严格把关，出具针对性推荐意见，并加盖公章。其中，教职工类需组织人事部对申请人是否符合学校相关要求和政策进行审核，相关负责人签字、盖章，如是行政管理人员，还须申请人所在单位的分管副校长审批。学生类须研究生院（教务部）对申请人是否符合学校相关要求和政策进行审核，相关负责人签字、盖章；如是处级领导干部，在履行本申请表的基础上，还须填写《山西农业大学处级干部出国出境审批表》（附件S2），请相关领导审批后方可申请。

（2）按照项目要求准备申请材料，并按时将申请材料提交至规划合作部（外事处）审核，逾期不予受理。

（3）材料初审通过并经相关校领导审批同意后，报送至省留管办，组织专家评审。

（二）录取结果

以省留管办下发录取文件为准。

（三）集中培训

按照省教育国际交流服务中心时间安排，进行集中培训。

（四）语言培训、对外联系取得邀请函（申报时未提供的录取人员需办理此项）

申报时外语水平未达到派出要求的被录取人员，须提供相应外语合格证明材料方可派出。其中，高级研究学者需提交拟访学单位和所在单位提供的关于申请人具备适应国外学习、生活所需要的基本语言能力的证明材料；访问学者须通过参加确定的相关语种培训或自行报考WSK/TOEFL/IELTS等考试且达到外语合格条件（是否需要提供外语合格证明，以当年省留管办出具的录取文件为准）。

申报阶段未提供邀请信的录取人员需对外联系取得正式邀请信。

（五）派出手续

1、申办护照（普通护照）

2、申请签证

3、申办任务批件

请在计划出境前至少2个月联系规划合作部（外事处）办理，所需材料如下：

（1）录取名单通知文件复印件（规划合作部（外事处）提供电子文件）

（2）资助证明复印件（省教育国际交流服务中心提供原件）

（3）集训证或集训证明复印件（省教育国际交流服务中心组织培训后出具）

（4）安全宣教培训证

留学人员进行培训后开具安全宣教培训证，若已安排集中安全宣教培训，则无需再自行预约。

预约培训电话：张月 0351-3583823

地址：山西省太原市劲松南路中泰大厦A座953房间

（5）因公出国所需常规材料

①所需材料中，所有加盖学校党委公章之处，应由留学人员本人在学校OA系统提交“中共山西农业大学委员会印章使用流程”申请；所有加盖学校公章之处，应提交“山西农业大学印章使用流程”申请（用印事由参照附件R1）。所有程序履行完毕，在用印管理员处出示审批结果，方可盖章。

注意：编辑好用印事由后，请联系规划合作部（外事处）预审，预审无误后，再启动OA系统用印申请流程。

②官网公示（附件R2）

出访日程填写要求、费用明细计算方法参考附件R4：组团报告。

③本省团组团报告/学校公文（附件R3）

费用明细制定标准合理预算即可，住宿费、伙食费、公杂费等经费额度合理分摊比例，实际资助经费额度以省留办核准发放为准。

④因公出国（境）经费审核意见表（附件R4）（一式一份）

现阶段请直接在提供空表中填写。线上审批系统启动后，联系规划合作部（外事处）提供带二维码的表格。

⑤山西省因公临时出国任务申请表（正反打印，一式一份）（附件R5）

⑥邀请函原件（附件R6）

⑦因公临时出国人员备案表（附件R7）（一式二份）

用于办理出国任务批件申请和留学经费申请。

⑧单位委托函（附件R8）（规划合作部（外事处）出具）

4、签订协议（公证处公证）

《出国留学协议书》（附件P1）A4纸正反打印，手写乙方和乙方国内联系人部分并在最后一页乙方处签字，丙方部分在公证时根据公证处要求填写（一式五份）。

温馨提示：出国留学人和两位担保人必须本人亲自到场办理公证，《出国留学协议书》在公证处面签。具体携带材料请提前咨询公证处。

公证处联系人：王琳 15110374055

地址：太原市迎泽大街与新建南路交叉口西南角中铁三局科技研发中心10层

5、办理留学经费

所需材料如下：

（1）出境团组（人员）用汇申请表（附件P2，到留服中心领原表并回校办理签字盖章手续，需同时加盖外事处公章和学校公章）

（2）省筹出国用汇申请（附件P3，需同时加盖外事处公章和学校公章）

（3）出国任务批件复印件

（4）因公临时出国人员备案表原件

（5）邀请信复印件

（6）赴美留学人员提供DS2019表复印件

（7）护照原件、护照首页和签证页复印件

（8）出国（境）人员宣教培训证明复印件

（9）行前集中培训总结、行前培训证复印件

（10）承诺书（附件P4）

（11）出国留学协议书公证原件

（12）外语不合格者需提交外语培训证明原件和复印件

6、订机票

填写省筹留学订票信息表（附件P5），联系省教育国际交流服务中心办理订票手续。

7、行前安全谈话

到规划合作部（外事处）办公室进行行前谈话，并现场签署保密承诺书。

8、行前材料归档

将以下材料交至规划合作部（外事处）存档，包括：因公临时出国人员备案表及出国留学协议书（已公证）等原件，护照首页、签证页、邀请函、出国任务批件、资助证明及机票行程等复印件；

9、办理离校请假手续

申请人在OA系统发起“山西农业大学（山西省农业科学院）教职工出国（境）请假/审批/备案流程”，履行请假手续，申请人需关注审批流程节点，必须审批办结后方可派出。

（六）国外管理

严格按照省留管办和学校相关管理办法规定及约定内容执行。

（七）归国管理

留学人员学成后应按期回国履行回国服务义务，并向相关管理部门提交相关证明材料：

1、按照省留管办要求和协议约定，在规定时间内办理经费核销和回国报到手续；

2、在回国后一周内向学校相关管理部门报到，并在一个月内向规划合作部（外事处）提交证明材料，包括：护照复印件、出入境盖章信息页复印件或国家移民局网站下载打印的出入境记录、回国行程单复印件、国外单位或导师出具的学习进修证明材料（如导师证明信）、研修总结及相关研究成果材料；党员同志还需报送参加所在党支部出具的学习或活动证明。

四、变更留学国别和延期派出的申请

如无特殊情况，省留管办一般不受理变更留学国别和延期派出的申请。特殊情况下，确需申请变更留学国别和延期派出的，须在有效期截止前3个月由个人提出申请，延期时间最长不超过6个月，最多可延期一次。申请放弃留学资格的，须在留学资格有效期内提出申请。留学人员所在单位及规划合作部（外事处）审核材料后，按规定报省留管办审批，批准后方可执行。

具体事项参照文件1《山西省省筹资金资助出国留学人员选派办法》（晋留管委〔2019〕2号）和文件2《山西省教育厅关于省筹资金资助出国留学人员办理变更、延期、放弃等有关事宜的通知》（晋留管办发〔2022〕9号）执行。

五、重要网站、办公地址

1. 山西外事网--山西省人民政府外事办公室：http://wsb.shanxi.gov.cn/

2. 山西省外事办（山西省人民政府外事办公室）

咨询电话：0351-4041115（孟老师，提交任务批件申请材料）

0351-4047705（常老师，领取任务批件原件）

地址：太原市迎泽区迎泽大街366号

3. 山西省教育国际交流服务中心：

咨询电话：0351-3040383（曲主任）

地址：太原师范学院家属院（山西省太原市迎泽区士范路与师陶路交叉口西北100米）

4. 山西农业大学规划合作部（外事处）：http://foreign.sxau.edu.cn/

联系电话：太谷校区0354-6286609 （乔老师）

龙城校区0351-7073847（李老师）

注：本项目办理流程根据上级主管部门要求随时调整，规划合作部（外事处）负责解释。